Infrarail S.r.l., in relazione ai dati trattati ai fini della ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, La invita a leggere attentamente l’informativa in tema di protezione dei dati personali.
In funzione del canale di segnalazione prescelto, potrebbero essere richiesti dei consensi specifici per determinate finalità, così come disciplinato dal D. Lgs. n. 24/2023 e meglio specificati di seguito.
In questa sezione Le indichiamo quali sono i nostri riferimenti
In questa sezione Le indichiamo quali tipologie di dati trattiamo
I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:
Dati personali dell'interessato (segnalante) in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma dedicata e/o mediante linea telefonica dedicata con sistema automatico di risposta vocale integrato con la medesima piattaforma (i.e. Interactive Voice Response - IVR) al recapito 06.82950715 (previa acquisizione del consenso espresso della persona segnalante alla registrazione della chiamata)
Dati personali dell’eventuale facilitatore in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma dedicata e/o mediante linea telefonica dedicata con sistema automatico di risposta vocale integrato con la medesima piattaforma, al recapito 06.82950715,(previa acquisizione del consenso espresso della persona segnalante alla registrazione della chiamata)
Dati personali della persona segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante altri canali:
Dati personali riferiti alla(e) persona(e) coinvolta(e) nella segnalazione:
Per garantire che non vengano adottate misure ritorsive nei confronti del dipendente segnalante o del facilitatore, se presente, Infrarail S.r.l. tratterà anche i dati relativi alla gestione del rapporto di lavoro dei propri dipendenti, in conformità all’art. 17 del D. Lgs. n. 24/2023.I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza.
La trasmissione e l’archiviazione dei dati forniti dal segnalante sono protette con crittografia avanzata, tecnologie di sicurezza all’avanguardia e rigorose misure di sicurezza, garantendo la massima riservatezza e protezione in ogni fase del trattamento delle informazioni. Le segnalazioni acquisite mediante linea telefonica dedicata con sistema automatico di risposta vocale vengono inserite in piattaforma previa applicazione di un algoritmo di mascheramento che rende non riconoscibile la voce della persona segnalante.
Non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookie persistenti per il tracciamento degli utenti. Vengono utilizzati esclusivamente cookie tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma. L’uso dei cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.
In questa sezione Le indichiamo le finalità del trattamento e la base giuridica sottesa allo stesso
Il trattamento è finalizzato alla ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, ed in particolare all’accertamento dei fatti segnalati e all’adozione di eventuali provvedimenti. Ai sensi dell’art. 6, comma 1 lettera f) del Regolamento Europeo n. 679/2016 (di seguito anche “Regolamento”), tutti i dati personali raccolti nell’ambito del presente trattamento sono strettamente funzionali e necessari per il perseguimento di quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, oltre che per eventuali esigenze di controllo interno, di monitoraggio dei rischi aziendali, di difesa di un diritto in sede giudiziaria o per ulteriori legittimi interessi del Titolare.
Inoltre, laddove il segnalante e/o facilitatore (se presente) sia un dipendente di Infrarail S.r.l. e dichiari la sua identità, Infrarail S.r.l., al fine di assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei suoi confronti come segnalante/facilitatore, anche a distanza di tempo dalla segnalazione, attiverà un periodo di osservazione della situazione lavorativa del dipendente per la durata di due anni dalla data della segnalazione.
In funzione del canale di segnalazione prescelto, potrebbero essere richiesti dei consensi specifici ex art. art. 6, co. 1 lett. a) per determinate finalità, così come disciplinato dal D. Lgs. n. 24/2023 e meglio specificati nella presente informativa.
I dati di contatto eventualmente forniti dalla persona segnalante saranno utilizzati nel caso in cui dovesse rendersi necessario un contatto diretto con la stessa e per aggiornamenti rispetto allo stato della segnalazione.
Nel caso in cui segnalazioni di competenza di altra Società del Gruppo FS venissero ricevute da Infrarail S.r.l., le medesime verranno indirizzate alla Società di competenza, che opererà come Titolare autonomo.
In questa sezione Le indichiamo chi tratterà i Suoi dati e a chi verranno comunicati
Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all'interno della Società, sono competenti a ricevere o a dare seguito alle attività di analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali.
I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze Parti con funzioni tecniche (ad esempio, il provider della piattaforma IT), che agiscono in qualità di Responsabili/Sub-Responsabili del trattamento e hanno sottoscritto un apposito contratto che disciplina puntualmente i trattamenti loro affidati e gli obblighi in materia di protezione dei dati e sicurezza del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento.
L’elenco aggiornato dei soggetti destinatari dei dati può essere richiesto al Comitato Etico e Segnalazioni/Organismo di Vigilanza agli indirizzi mail: comitatoetico@ifr-infrarail.it e organismo.divigilanza@ifr-infrarail.it.
Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, etc.).
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni solo previo consenso espresso della persona segnalante conformemente a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023. Tale consenso verrà richiesto al segnalante nel momento in cui effettua la segnalazione tramite la piattaforma/linea telefonica dedicata. Per le segnalazioni effettuate attraverso gli ulteriori canali di cui al paragrafo II, il consenso suddetto, se non fornito con la segnalazione stessa, potrà essere richiesto al segnalante in una fase successiva.
In questa sezione Le garantiamo che i Suoi dati non saranno diffusi
I dati personali oggetto del trattamento non saranno mai pubblicati, esposti o messi a disposizione/consultazione di soggetti indeterminati.
In questa sezione Le indichiamo per quanto tempo conserveremo i Suoi dati
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza. Nel caso pervengano segnalazioni fuori ambito/lamentele (ad esempio contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante, comunicazioni o reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico), le stesse sono conservate per un periodo non superiore a 8 mesi dalla data della loro classificazione e contestuale chiusura.
In questa sezione Le indichiamo quali diritti Le garantiamo
In conformità agli artt. 15 e ss. del Regolamento, l'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento dei dati. Tuttavia, tali prerogative possono incontrare limiti specifici stabiliti dalla legge, in particolare, a salvaguardia degli interessi di cui agli artt. 23 del Regolamento e 2-undecies del D. Lgs. n. 197/2003 e s.m.i. (Codice Privacy).
In qualsiasi momento, l’interessato potrà chiedere di esercitare i suoi diritti a Infrarail S.r.l. rivolgendosi agli indirizzi e-mail: titolaretrattamento@ifr-infrarail.it / protezionedati@rfi.it / protezionedati@ifr-infrarail.it.
Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre reclamo, qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali.